Tính năng tuyệt vời của tổng đài IP

Các tính năng tuyệt vời của tổng đài IP so với các tổng đài truyền thông khác, Cập nhật các tính năng mới cho tổng đài IP Grandstream UCM61xx, hướng dẫn khai thác sử dụng các tính năng mới

CÁC TÍNH NĂNG TUYỆT VỜI TỔNG ĐÀI IP GRANDSTREAM

Giá cả hợp lý, mở rộng chi phí = 0, Đầy đủ tính năng, chạy trên mọi nền tảng sẵn của bạn, có thể nói IP là giải pháp lựa chọn tốt nhất cho mọi doanh nghiệp

1. Thiết lập tổng đài Call center

Với đầy đủ các tính năng

– Cuộc gọi vào cho nhóm call center sẽ được phân phối đều cho các máy trả lời, cho phép login/logout khỏi nhóm.

– Cho phép ghi âm tự động đến nhóm này

– Cho phép chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi khi đang đàm thoại và khách nghe nhạc chờ tùy chọn

– Cho phép phát thông báo khi đi ra ngoài hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc

– Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…

– Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

2. Tính năng hiển thị số: Tất cả được tích hợp sẵn gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào

3. Tính năng đổ chuông song song: Vừa đổ chuông máy lẻ vừa đổ chuông trên di động hoặc máy điện thoại bất kỳ bạn tùy chọn,

Ví dụ bạn thông thường hay ở ngoài văn phòng làm việc, để tránh bị mất cuộc gọi thì đây là 1 tính năng tuyệt vời cho bạn nhận được cuộc gọi mọi lúc mọi nơi

4. Tính năng hội nghị: Tổng đài IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép trên 10 người tham gia họp cùng nói chuyện miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại,

Điều khiển cuộc họp hội nghị thật đơn giản với 1 phím bấm

5. Tính năng fax: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

6. Tích hợp sẵn lời chào IVR đa cấp: Tính năng này cho phép người dùng gọi vào truy cập từng cấp dịch vụ như dịch vụ (Tương tự 1800/1900)

ví dụ: Cảm ơn quý khách gọi đến số hỗ trợ dịch vụ Thiên An Minh, xin vui lòng bấm số máy cần phục vụ

Số 1: Các chương trình khuyến mãi, nếu bạn bấm số 1 thì tiếp tục

Số 11: Tư vấn tổng đài Panasonic

Số 12: Tư vấn tổng đài IP

Số 13: Tư vấn về camera quan sát

….

Số 2: Chương trình hỗ trợ bảo hành cho khách hàng

Số 3: Tư vấn về dịch vụ lắp đặt thiết bị viễn thông (khi khách bấm số 3 thì truy cập lời chào tiếp theo)

Số 4: Tham gia phòng họp hội nghị trực tuyến

…

Số 9: Hỗ trợ nhân viên trực tuyến

7. Không phải chạy dây hệ thống mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP: Sử dụng trên nền mạng LAN có sẵn là bạn đã tiết kiệm được 50% chi phí cho tổng đài rồi nếu sử dụng điện thoại IP, hay đơn giản bạn có thể dùng smartphone hoặc điện thoại IP wifi để kết nối

8. Mở rộng thật đơn giản không giới hạn:

– Chi cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay

– Đối với điện thoại analog thì mua card analog để mở rộng

9. Đơn giản khi thay đổi vị trí người sử dụng, di chuyển văn phòng: Không cần thiết lập lại, cắm vào là chạy như cũ.

10. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ

11. Sử dụng điện thoại di động như 1 máy lẻ trên tổng đài để gọi nội bộ. Bạn đang sử dụng điện thoại IPhone, máy tính bảng, máy di động hệ điều hành android bạn có thể sử dụng các phần mềm gọi điện thoại miễn phí để thực hiện các cuộc gọi nội bộ mọi lúc mọi nơi.

12. Sử dụng phần mềm softphone cài trên máy tính để sử dụng như 1 máy lẻ ở mọi lúc mọi nơi không giới hạn vị trí không gian và khoảng cách như 1 máy lẻ của tổng đài.

13. Tính năng mạng tổng đài IP:

– Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém nhưng đối với tổng đài IP thì bạn không phải thêm 1 chi phí nào cả, tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được.

– Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả

– Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng, việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

14. Tính năng remote extension: Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được.

15. Nhạc nền, nhạc chờ: Để giúp khách hàng thật thoải mái khi gọi tới công ty bạn, bạn kích hoạt chế độ nhạc chờ bằng những bản nhạc tùy chọn. Bạn muốn thử nghe gọi ngay số điện thoại 04 3627.5055 để test thử xem nhé.

16. Chặn cuộc gọi đến: Bạn thường xuyên bị 1 số điện thoại khác gọi đến chào hàng mời sử dụng dịch vụ trong khi bạn đang rất bận, bạn có thể cho các số điện thoại đó vào danh sách đen, khi số đó gọi đến thì báo bận.

17. Công ty bạn là công ty thương mại phân phối sản phẩm, khách hàng đại lý lớn, vì vậy khi đại lý gọi đến để tránh qua nhiều khâu trung gian bạn có thể định tuyến cuộc gọi của đại lý đó vào thẳng phòng quản lý đại lý và trước khi chuông reng bạn có thể nhìn thấy thông tin về cuộc gọi đó là ai đang gọi tới 1 cách đơn giản (thêm phần mềm)

18. Nhận cuộc gọi ở xa: Bạn hay di chuyển, công tác để tránh mất cuộc gọi thì bạn sử dụng tổng đài IP bạn có thể nhận được cuộc gọi bất kỳ đâu hoặc chuyển các cuộc gọi của bạn vào voicemail và bạn có thể check được voicemail bất kỳ thời gian nào.

19. Bạn muốn thoại Video thì tổng đài VoIP cũng hỗ trợ luôn rồi nhé và cũng không phải thêm chi phí gì cả

20. Tính năng ghi âm cuộc gọi: Cho phép thiết lập ghi âm cho bất kỳ số máy lẻ nào bạn muốn

– Cho phép backup tự động các file ghi âm ra máy tính bất kỳ bạn muốn

21. Log chi tiết các cuộc gọi được lưu ngay trên tổng đài, không cần thêm PC để kết nối lưu trữ, cần lúc nào thì export dữ liệu ra excel với chi tiết các cuộc gọi

22. Kết nối các phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng

 

Ngoài các tính năng  thông dụng, tổng đài IP Grandstream luôn update các tính năng mới qua các phiên bản update, 

 

CÁC TÍNH NĂNG PHIÊN BẢN UPDATE THƯỜNG XUYÊN

 Note: Bản cập nhật 1.0.8.11

1. Đổ chuông đồng thời máy lẻ nội bộ và máy di động, hoặc cố định… (Pbx -> Extension -> Features tab -> Ring simultaneously)

Đây là 1 tính năng tuyệt vời cho các người dùng hay đi ra ngoài hoặc khi hết giờ làm việc tự động đổ chuông song song đồng thời máy lẻ với máy di động hoặc số điện thoại cố định.

2. Tạo thêm nhiều quyền truy cập điều khiển tổng đài (Setting -> User managment)

3. AMI kết nối phần mềm bên thứ 3 phát triển (Mục PXB -> Internal option-> AMI)

Cho phép các phần mềm bên thứ 3 kết nối vào tổng đài bắt log, tạo cuộc gọi từ phần mềm…

4. Tự động xoay vòng trên nhóm trung kế khi gọi ra (PBX -> Analog trunk)

5. Tự động gọi lại (PXB -> Call feature -> Call back)

Ví dụ bạn có đội ngũ kỹ thuật, khi đi ra ngoài thường xuyên phải gọi về, tuy nhiên công ty hỗ trợ tiền cước phí, vì vậy khi gọi về các số này sẽ được hệ thống ngắt và tự động gọi lại cho nhân viên để nhân viên không bị mất cước điện thoại,

6. Tự động gửi file báo cáo log cuộc gọi vào Email (CDR)

Cho phép gửi file báo cáo về các cuộc gọi theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng vào email bất kỳ bạn tùy chọn

Cho phép đồng bộ file báo cáo qua máy tính bất kỳ

7. Backup tự động file ghi âm, thông tin cuộc gọi ra PC bất kỳ (Maintenance -> Backup -> Data Sync)

 

Note: Bản cập nhật: 1.0.7.11

1. Tính năng SLA – giám sát trạng thái các đường trung kế analog đang bận hay rỗi qua các phím trạng thái BLF của điện thoại IP

2. One key dial: Đây thực sự là 1 tính năng hữu ích được update ở version 1.0.7.1

Ví dụ: Máy lễ tân là máy 100, ngoài ra thông thường các máy nhánh chỉ cần bấm số 0 là đổ về máy lễ tân 100, version mới đã giải quyết được bài toán này bằng tính năng one key dial

3. Ghi âm cho nhóm queue đã được cập nhật cho version 1.0.7.1

4. Đặt múi giờ chuyển hướng cuộc gọi cho từng máy lẻ,

Đây có thể nói là 1 tính năng rất hữu ích cho người sử dụng, tính năng này cho phép lên lịch chuyển hướng cuộc gọi đến bất kỳ đâu theo múi giờ tùy chọn,

5. Nhạc chờ tùy chọn cho từng máy lẻ khi có cuộc gọi đến,

6. Hỗ trợ API kết nối lấy log cuộc gọi, 

Cho phép các bên thứ 3 phát triển phần mềm tính cước riêng kết nối trực tiếp với tổng đài qua giao tiếp IP,

7. Chức năng login/logout vào nhóm hỗ trợ khách hàng (Queue)

Ví dụ: Nếu bạn có 5 người trong nhóm tư vấn, nếu 1 người bận không muốn trả lời có thể logout ra khỏi nhóm bất kỳ khi nào,

Đây là 1 tính năng tuyệt vời cho 1 trung tâm chăm sóc khách hàng,

8. Chức năng paging thông báo bằng 1 câu thông báo ghi sẵn trước,

Ví dụ: Bạn thường phải thông báo cho nhân viên, nhà xưởng với cùng một nội dung, thì đây là tính năng support việc đó, bạn chỉ cần thu âm câu chào đưa vào tổng đài, khi nào cần bạn paging nhóm đó là xong, hệ thống tự phát thông báo cho các người cần nghe,

9. Máy lẻ gọi đi cần nhập password: Thao tác tại mục Extension

Khi máy lẻ gọi ra ngoài phải nhập password mới gọi được,

10. Hạn chế địa chỉ IP nào, lớp mạng nào được đăng ký máy lẻ, tránh bị dò password,

11. Import/Export giải số máy lẻ vào hệ thống, Hỗ trợ cho việc đánh số bằng file excel rồi nhập vào hệ thống rất nhanh

Và nhiều tính năng khác…